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面试邀约短信和邮件怎么写?有哪些技巧和模板?

栏目:HR知识库 日期:2019-07-02 浏览量:14561

摘要:

招聘的每一个环节,哪怕只是邀约短信/邮件的编写,也都会直接影响到应聘者的到场率,因此每个步骤我们都应该细致地做好。本文详细讲解了邀约信息的撰写要点,并提供了3个常用模板供大家参考。

我们都知道,在招聘过程中除了面试环节,我们还会通过电话、短信(或微信)、邮件这几种方式跟人选进行沟通。那本文就重点讲解“邀约的短信和邮件”应该怎么编写,但在这之前,我们先跟大家梳理一下,电话、短信、邮件分别应该在哪些招聘环节下使用?为什么这样选择? 邀约短信
  • 电话:作为一种高频的信息交流方式,针对需要对方深入理解的信息,我们都应该以电话的形式去传达,这样一来,我们也可以真切地感受到对方是否能够理解和接收。
  • 短信/微信:在相对轻松的场景下,以文字形式传达信息,起到一种提醒和方便记录的作用。
  • 邮件:同样是以文字作为载体,但是邮件的场景非常正式,容易给人更专业和重视的印象,加上附件功能,可以更好地丰富所要传达的信息。
显然,不同的方式都要它的优势所在。如果将招聘划分为面试、offer和入职跟进3个阶段,那每个阶段的沟通方式应该是:

1、面试阶段:电话+短信/微信/邮件

面试阶段要做的就是面试邀约和面试反馈。对于面试邀约,我们应该先以电话进行沟通,这样可以更快捷地确认和协调面试时间,也更方便解答应聘者的疑问。而短信/微信/邮件的作用就在于,将电话中告知的信息,以文字形式再次给应聘者确认,便于应聘者记录邀约信息。 面试反馈,对于面试通过者,电话沟通面试反馈,可以增强应聘者对企业的意向程度,而对于不通过者,以短信通知面试结果,做到有所交代,也是树立良好雇主品牌的细节体现。

2、offer阶段:电话+邮件

这个阶段在于薪酬谈判和offer发放,那显然需要电话沟通将offer的明细与应聘者一一确认,包括岗位、薪酬福利、工作时间、地点等等。待双方都确认好了之后,以正式的邮件方式,发放offer。

3、入职跟进阶段:短信/微信

在这个阶段最担心都是应聘者飞offer,所以我们也要定期跟进应聘者的状况,但经历了漫长的面试,我们和应聘者已经足够熟悉,因此通过日常的社交软件来进行沟通即可。 进行沟通 好了,开篇有点长,那么梳理完这些沟通方式之后,我们再回头看看,对于面试邀约的短信/微信、邮件,我们应该如何编写呢?

一、邀约面试的短信/微信怎么写?

1、关键信息一定要齐全

包括:应聘的公司、岗位、面试时间、地点(包括简短的交通指引)、注意事项(一般为着装要求、需要携带什么资料)、HR姓名和联系方式。如果公司有突出的岗位优势/福利,也可以简单的写上,比如:入职即上六险一金、全年16薪、XX天带薪年假等等。

2、语言简练、排版清晰

短信的精华在于能够快速把握核心信息,所以切忌有大篇幅的语句,并且排版要明了。

3、暖心提示提示友好度

如果近期天气寒冷,或者恰逢雨季,还可以提醒应聘者出门注意保暖/记得带雨伞等,别小看这种暖心小提示,这可是会大大增加应聘者对企业的好感度哦。 【模板一】 _________同学/先生/女士, 您好!我司人力资源部已初审您的简历,经过初步沟通,认为您基本具备XXX岗位的任职资格,因此正式通知您来我公司参加面试。
  • 面试时间:201X年X月X日(周X)9:00pm
  • 面试地点:XXX
  • 交通指引:乘坐XX,XX站,沿XX直行100米
  • 携带资料:1份个人简历、身份证、签字笔
  • 联系方式:Cherry 188********(微信同号)

201X年X月X日 XXX服务有限公司


【模板二】

_________同学/先生/女士,

您好!经过刚才的电话沟通,认为您与我司所XXX岗位的要求相匹配。特此通知您来我司做一个面对面的沟通。

  • 面试时间:201X年X月X日(周X)9:00pm
  • 面试地点:XXX
  • 交通指引:乘坐XX,XX站,沿XX直行100米
  • 携带资料:1份个人简历、身份证、签字笔
  • 联系方式:Cherry 188********(微信同号)

201X年X月X日 XXX服务有限公司


【模板三】

_________同学/先生/女士,

您好,我在某某招聘平台上看到您投递的简历,经过我司的初步审核,认为您适合我们XXX岗位的招聘需求,特此邀请您前来参加面试。

  • 面试时间:201X年X月X日(周X)9:00pm
  • 面试地点:XXX
  • 交通指引:乘坐XX,XX站,沿XX直行100米
  • 携带资料:1份个人简历、身份证、签字笔
  • 联系方式:Cherry 188********(微信同号)

201X年X月X日 XXX服务有限公司

邀约邮件

二、邀约面试的邮件怎么写?

邮件正文的内容,与短信的编写方式基本一致。只是相比短信,我们要更为注重邮件的格式,在交通指引方面,我们还可以结合图片,给出更直观的指示。最后的落款,可以直接采用部门名称,再加上日期。而发件人的岗位、名字、联系方式、以及公司名称,可以通过邮件签名来体现。 除此之外,邮件的优势还在于,我们可以利用“附件”功能,为应聘者提供更多的资讯,一般来说我可以添加这些文件:

1、岗位JD

包括职位名称、工作职责、岗位要求、岗位发展方向、.工作时间、福利待遇(五险一金、年假、其他补贴等)

2、公司介绍

包括公司的基本信息、产品介绍、企业文化(除了文字表述,还可以结合一些内部活动的影视资料、或老板的访谈等)、公司官网或公众号、有影响力的媒体报道等等。一方面是加深应聘者对企业的了解,另一方面,也是彰显企业的实力,加强应聘者对企业的意向度。 招聘就是一个人才的漏斗,唯有不断地提高每一个环节的转化率,才能做到有效提高招聘成效。因此,在招聘中的每一个环节,我们都要细致地做好,即使是邀约短信和邮件的编写,也是会直接影响到应聘者的到场率,所以不要小看这个动作。