“风起云涌”的日子 记苏州粉末工厂使用道一云办公一周年

提高效率是永恒的话题

工厂运作管理中存在诸多痛点，如何提升效率是一个永恒的话题，我们必须在这方面进行一些创新，在领导大力支持下，工厂从2019年7月份开始投入使用道一云办公。这一年来的运用给我们带来了很多方便。好东西要分享，于是想起写点什么，供大家交流并指正。

生产日报表：遇到阻力，耐心解决

最初，我们想要解决的是《生产日报表》的手工填写问题。以前的做法是员工手工填写《生产日报表》，然后需要文职人员专门录入Access中。由于书写不规范容易出错、录入前需要先核对并计算等诸多原因，导致录入的工作量大，且出错率高。 此外，报表作为员工计件工资的重要核算依据，如果数据有误，员工就会对数据的汇总和准确性产生疑问，并申请复审或查询，耗费文职人员更多的时间与精力去核对。 面对这些问题，我们必须尽快解决。 我们一开始的设想是：可否实现让每个生产员工能快速填写每日生产数据到系统中？系统能否实现自动化汇总数据？ 经过三个月的了解筛选与熟悉，我们最终选用了道一云办公，其所有的表单模式，都可以根据自己的业务需求个性化搭建各种业务流程。

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新事物在推行的时候，一定都会有阻力。刚开始的时候，员工们纷纷认为较传统的手工纸表单转为手机操作更加繁琐。于是，我们就逐级进行宣导，跟员工们详细讲解操作步骤。 为了保持员工的填写内容习惯，设计表单内容是按照现有的手工表单出发的。在此过程，我们根据员工提出的一些建议进行了优化与改善，例如，从原来的单行文本字段，改成了单项或者多项选择的字段，目的是减少员工的输入；我们利用表单关联的功能，员工只需要输入简单的信息，就能自动关联带出产品批号等相关的信息。 经过一段时间的使用，员工们逐渐发现操作界面越来越方便，填写内容越来越精准，而且输入记录是可以随时查看核对并进行汇总的，领班和主管也方便确认核对的数据。 于是在生产员工逐步熟悉熟练使用手机填写生产日报表后，我们又关联到了品保生技的检验调色效率，以及清机生产工艺记录、停机信息等相关的内容，同时实现在线查询和实时的追溯。 一张张小小的生产日报表信息，几乎可以囊括了生产现场基本的实时记录。打开手机随时查看一天工厂的生产情况，每个节点的处理时间都可以进行汇总分析，且可以下载相关的数据。 作为员工绩效考核、效率化分析改善的依据，生产日报表云表单的实施，帮助工厂精减了一名原来的录入人员。这些无形中在改变着员工们的思维模式。 后面的跨部门的表单流程使用中，明显的可以感受到大家的积极参与和考虑问题更加主动，这一点是非常重要的。 （小Tips：先从局部、单一部门开始尝试数字化，取得一定成效以及公司上下的认同后，再推广到更大的应用场景）

入库单：集思广益，共创共建

为加速数字化进程，我们成立了专项小组，并自主设计了《入库单》的云表单流程。这里多次提到自主设计，也是我们使用这个平台的原因之一。 借助这个平台的表单字段，根据要求实际需求来进行自主建立，相关的流程自主进行搭建。从建立到不断的完善优化整个过程，都是专项小组共同努力完成的，可以说也是真正实现了自主经营和管理。 我们借助道一云表单流程大大减少了入库各个节点处理的时间，从生产员工填单开始相关每个人都可以实时查看入库进展；尽量减少人工填写并提高填单效率；实现无纸化存档及时查询等。 如果说以上提到的《生产日报表》是属于由上而下推进的管理措施，那么从入库单开始，数字化真正成为了大家一起来参与的共创项目，从各种原因的分析到对策的实施，都离不开各个部门的鼎力支持。 （小Tips：信息部门与业务部门要紧密合作，组建专项小组，不断对流程进行优化和改善） 直到我们建立起第一版完整的真正对厂使用的在线入库单时，已经进行过15个版本的尝试，无数次的在线填单测试。 而在随后的使用中又经过了不断优化和新功能上的改善增加，已经升级至第32版本，而且做为效率化的课题入选了IU本部2020年QCC的评选和发布，获得了B奖和创新奖，同时减少近40%的浪费等待时间，节约人工耗时成本9万余元。（按人工加工时折算）

设备报修单：从四处救火到有序安排

《设备报修单》也是一直是困扰我们的一个难题，工厂新设备投入改造项目持续了一年多，边改造边生产，新设备有新问题，老设备问题更为突出。 维修人员每天救火的状态如何能进行改变？没有数据提供有效的汇总分析，是无法进行预防和预见性维护保养，无法进行准确的判断的。 因为手工单填写太麻烦，所以采取了不填手工报修单，或者小问题不报修，最多的是在企业微信群中发信息，一条条信息淹没在数百群消息中。这些维修记录没有进行记录下来，维修人员效率无法进行确认。 但随着设计使用云表单流程的《设备报修单》，这一系列问题得到了根本的解决，为接下来建立和完善设备管理体系提供了全面的数据统计分析支持。 现在工厂的每台设备有自己的二维码，每个部门/工序随时可以进行扫码报修，可以拍照上传实现快速报修、报修处理进度随时进行手机查看；所有报修单会第一时间发送到维修人员手机并消息提醒。 从报修到维修结束，流程可追溯。用数据来进行维修行为的分析改善，对维修人员进行效率化考核，进行原因分析和有效性评估并形成PDCA持续循环改善。

不断精进：表单流程数突破100个

在随后一年的时间里，我们又不断新增业务类（如HSE类各种作业证、固废记录表、MOC变更管理）、信息收集类（疫情防控中体温测量和人员登记、日常各个部门的交接班记录、生产车间阿米巴活动）、行政类（会议签到表、签呈、报餐单）、质检类（原材料报检、内容检查表）等16大类共计100多个表单流程和基础数据库表。 接下来将会继续在固定资产盘点管理、设备设施点检/保养表单等方面进行设计并使用。 范厂长说：可以说每一个流程表单的设计使用都是我们对生产管理痛点的一次触碰和交锋，都是我们对现有流程的一次梳理和优化的过程。 在风起云涌的日子里，我们得到了领导们的大力支持，让工厂的表单流程推广工作有了突飞猛进的进展。大家从抵触到接受，从“看一看”，“试一试”到现在主动提出”这些手工表单是否进行改变“。 从公司运营角度，要打破部门墙推动各项工作实现工作项目化，项目目标化，目标节点化，节点责任化（考核）的实施。相信随着表单流程的不断优化和完善、更深入推进，必定给我们的工作带来一次重大的变革。

范晓军 2020年10月19日

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