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员工电子档案如何建立?有什么好方法

栏目:HR知识库 日期:2019-05-18 浏览量:7931

摘要:

搭建员工电子档案是推动企业数字化管理的有效方法。关于如何建立电子档案,今天就给大家分享几个方法和要点,真正有效地简化人事管理的工作,极大地提高员工的工作效率。

作为HR的你,一定能够体会到,只要你在人力资源部门,你就无法避免处理成堆的档案资料。而纸质文件的弊端更是显而易见,沉重和难以调用的纸张,加上其占用的大量空间,使企业耗费了更多额外的成本,再者,纸张的保存可能会因为时间或者环境的湿度造成一定的损坏,带来资料缺失的隐患。 员工电子档案系统 随着科技的日益发达以及环保理念的普及,愈来愈多的企业开始引入无纸化办公,而数据庞大的员工档案成为企业首要数字化管理的核心资源。无疑,搭建企业专属的员工电子档案是解决这一问题最为有效和快捷的方法。关于如何建立电子档案,今天就给大家分享几个方法和要点

一、员工档案资料要健全

员工档案资料的收集和整理,是很基础但又不能轻视的工作,它是员工在企业中能否获得发展的重要依据。能否做好员工档案的管理,也是检验一名HR的基本功是否扎实的重要指标。一般情况下,这些资料应该包括:
  • 基本个人信息:姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往工作经历等信息;
  • 入职后工号、称职、入职日期、劳动合同、五险一金及薪酬状况等信息;
  • 入职后的培训资料、培训合同等信息;
  • 工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息。
要确保可以掌握员工从进入公司,到至今的整个发展过程,如有没有晋升、奖罚、绩效考核的业绩、受过什么培训等。 档案系统

二、挑选一个靠谱好用的档案系统

想要将纸质资料完全转化为电子资料,仅靠手工录入的方式,不光工作量极大,效率低且容易出错。此时,挑选一款靠谱好用的档案系统,才是企业迈进数字化创新的正确方式。 为什么说要选择“靠谱好用”?首先,这个系统的安全性是第一要点。显然,员工档案既是员工个人的私密信息,同时也是企业的机密资源,一旦泄露会使员工个人和企业的利益受到侵害,这就是“靠谱”的重要性。其次,我们之所以选择使用档案系统,无疑是为了减轻工作量,想要使电子档案的建立更加高效快捷,那么,档案系统的功能是否足够强大,能否帮助我们快速建立电子档案,也将成为我们关注的要点,这就是“好用”的重要性。 一款好用的电子档案系统,应该具备智能化和延展性两个特点。智能化是为了解决我们低效的手工录用,能够通过扫描和解析功能,高效地将大量的纸质版档案转化为电子版档案。再者,也能够通过检索功能,快速和精准地查找、调用员工档案。 而延展性指的是,系统的功能具备延展性,不仅是当下能够满足纸质资料转换成电子数据的需求,往后也能够建立在线填写资料的表单,为企业全面推行数字化提供足够的技术支持。

三、妥善处理纸质版档案

一般而言,当原始的纸质档案已经转移到电子档案库进行储存,那么这些纸质档案在往后的任何时间进行处理都可以,但正如前面讨论到的安全性问题,如果这些纸质资料需要丢弃,那就要进行妥善的销毁和粉碎,确保信息不会对外泄露。当然,如果这些原始的纸质档案,与企业现有的电子档案不构成重复或者替代的记录,那我们仍需要妥善地储存好这些纸质资料。 注意要点 以上的3点就是搭建员工电子档案时需要注意的要点。尽管电子档案的搭建,必然会耗费我们一定的时间和精力,但数字化储存企业的文档资料,可以真正有效地简化人事管理的工作,极大地提高员工的工作效率,它所能为企业及员工带来的价值,是值得我们去投入时间和精力的。
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