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免费企业知识库系统如何?真的有用吗?

栏目:HR知识库 日期:2019-08-15 浏览量:1436

摘要:

随着越来越多的企业搭建专属的知识库系统,快速实现企业内部的知识分享与管理,不少朋友会疑惑,免费的知识库系统靠谱吗?企业在甄选这些系统的时候应该注意哪些事项?本文就为一一地详细分析。

企业知识库系统 知识库系统是一个团队非常重要的财富,是一个日积月累的成果。特别是知识信息互联网时代的发展,越来越多的企业会利用知识库系统,制定和规范文件管理制度,为企业提供了一个内部知识分享与管理的统一平台,让知识在流动中长期存在,让员工可以快速的查找到自己想要的资料、文档。 然而,随着市场经济的发展,流转出很多知识库系统,有免费的、付费的多种形式并存。身边的小伙伴们经常会问到免费企业知识库系统如何,对企业的各项业务、功能真的有用吗?现在,我们带着这个问题一起往下看看谜底到底是什么吧。

1、没有免费的午餐

所谓世界上没有免费的午餐,可能刚开始是可以满足企业的基本需求的,如实现文件共享、资料搜索提取,员工自助培训等功能。但是,免费就是意味着一段时间(例如30天)之后,如果您的企业未成为其支持软件的客户,您的服务将被终止,将不可以使用里面的功能。

2、不可进行拓展

企业的发展并不是一蹴而就的,所拥有的知识库系统也需要不断的进行更新,才可以满足企业员工的发展需求。所以,免费显然不是任何企业的可持续软件,如果要使用到团队管理,自定义和SSL等核心功能,需要升级到付费计划。 失去SEO流量

3、失去SEO流量

当免费的企业知识库系统使用一段时间后,对于员工来说,已熟悉了使用流程;对企业来说,可能拥有了一些SEO流量。而免费的服务一旦终止,意味着企业全体员工得重新适应软件系统,得重新将数据、文件进行迁移,可能有一段时间企业与员工都会进入磨合时期,有可能会影响到企业员工的工作效率,严重还会影响到企业的可持续发展。 所以,最好从一开始,就选择付费软件,或者选择可以进行扩展的系统供应商,这样可以降低平台之间迁移域的可能性。同时,切换知识库平台也会一个昂贵的过程。如果没有正确处理,不仅非常耗时,还会影响到知识库系统的质量。

4、可能以其他方式付款

一些知识库软件虽说是免费的,但有些必须支付托管和维护费用。要知道,数据的安全性、维护和测试,需要在服务器上安装的软件上进行投资。所以,免费的知识库系统意味着无法拥有更大的灵活性,而且还需要为企业的数据安全所担忧。 综上所述,免费的知识库系统是有用,但是效果非常短暂,只能满足企业的小许愿望,无法满足企业知识和文件的系统,文件版本可控、操作权限可管理,确保企业级资料、文件的长期有效性与一致性。免费增值选项,会在短时间内就会遇到限制。所以,还是建议大家选择靠谱的 付费知识库系统吧。 道一云知识库系统 例如道一云知识库系统,它也是可以提供一段时间的免费期,但是后期可以付费,不需要迁移数据,简单粗暴。例如知识百科知识库管理系统可以通过企业事先定义好的关键词,企业相关人员只要需要,都可以通过关键词进行搜索。另外,为了知识库系统有些需要保密的文件,还可以通过设置阅读权限,确保数据安全、不被泄露。对于企业内部员工可以学习的资料、工作资料,则可直接查阅、下载、打印其电子档。 综上所述,企业需要慎重选择免费解决方案,以免企业业受到影响。但是,不管是免费的,还是付费的知识库系统都是有用的。关键还是要看满足企业的程度而分。要知道,企业知识库管理系统是可以帮助企业解决传统知识库中的:知识存储,管理困难,查找繁琐,存放难,效率低下,知识库缺乏安全保障、难以统具体数据、知识库无法有效协作共享等缺点,实现整合资源利用,更快实现移动办公。