400-111-2626
首页 >> HR知识库 >> 什么是电子档案?对企业有什么作用?

什么是电子档案?对企业有什么作用?

栏目:HR知识库 日期:2019-07-30 浏览量:1027

摘要:

通过电子档案,可以把企业的相关数据档案资源整合起来,集中管理,形成一个统一的利用平台,实现信息共享。

电子档案随着计算机技术和网络的快速发展,人类已进入信息时代。特别是移动互联网的发展,越来越多的企业为了顺应无纸化办公,移动办公,广泛的使用电子档案,即通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合。然而,通过从手动,纸张的流程转移到建立电子档案,对企业有以下几个关键作用,一起往下看看吧。

一、节省存储空间,改善办公环境

以往的纸质档案管理需要占据大量的铁柜,大量的文件夹。当你需求时还得一一进行寻找,不仅费劲,还会污染办公环境,特别是对纸质盒子敏感的群体,是否患有咳嗽和打喷嚏? 而使用电子档案,节省管理人员整理时间、归档和存储纸张所需的空间,对资源有保存价值的电子档案将逐步做到即时归档,这样将大大提高工作的时效性,并减少档案信息归档过程的工作量。最重要的是,可以通过摆脱所有混乱来释放急需的办公空间! 企业电子档案

二、随时查找和检索任何文件

使用电子档案管理解决方案,只要有权限都可以立即查找和检索任何文件,用户就可以访问桌面或移动设备以及每个不同公司办公地点的文档。同时,支持全文搜索,不管电子档案存在哪里或文件名是什么等等这些都不重要。您只需搜索文档中某处关键词即可,搜索数百万个文件,只需几秒钟内便能检索出您所需要的档案。

三、使用权限将始终可用

电子档案对企业来说一大优势就是保持始终可用。相信大家都会经历过,放在员工桌面上的文件,经常会因为员工生病或休年假,他们正在处理的文件或者台面上的文件联系不到、找不到等事件发生。 而利用电子档案,不管员工如何变动,都可以轻松且立即获得。尽管他们缺席,他们负责的工作流程也可以得到处理,确保电子档案始终可用。 企业电子档案

四、实现信息共享,集中管理

传统的档案管理模式中,各单位的文件档案信息资源都是独立的,就如信息海洋里的一个个孤岛,无法进行统一管理,有时候容易发生永久保存原本可能错放或丢失的文档和信息。 而通过电子档案,可以把企业的相关数据档案资源整合起来,集中管理,形成一个统一的利用平台,实现信息共享。 综上所述,以上就是电子档案对企业的几大作用,相信有使用电子档案的企业,自然能明白其中的作用及好处。但是,仍然有一些企业现还依赖传统的纸质文件系统,虽然说“传统”并不总是意味着“坏”,但是随着社会的发展,企业还是应该迎和这个新趋势才好。