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数字化办公是什么?企业应如何快速搭建?

栏目:HR知识库 日期:2019-07-09 浏览量:5749

摘要:

21世纪,网络和计算机都在不断的发展,低本高效成为企业管理者乃至每一位员工的目标。对比曾经的手动办公,数字化办公大大提升了审批效率,节省了很多不必要的时间成本,进一步促进企业的发展。那企业该如何快速搭建数字化办公呢?今天跟大家分析一下~

数字化办公 首先,我们可以先对数字化办公有个全面的概念。数字化办公,是指以信息的输入、处理、输出三大步的处理手段信息化。具体指采用扫描仪把书面信息直接输入到计算机,无须重新录入。然后通过网络技术以电子化方式发送至任何需要该信息的地方,最后通过打印机输出信息,达到信息共享的目的。数字化办公的浪潮已至,那到底数字化办公能为我们带来什么?

一、数字化办公对企业好处

1、全面的信息管理

数字化办公能把数据信息进行统一的集成汇总,拥有专属的数据库,把企业的相关信息资料进行很好的储存。同时,为了避免造成信息孤岛,可以把信息及时的传递给员工,进行知识分享,确保员工能及时有效的接收到企业发送的相关信息。

2、文档自动化管理

占据企业存储空间最多的就是文档资料。员工信息、产品信息、企业信息、客户资料,如果依然依赖于纸质化储存方式,就造成了文档资料难以及时检索与调用,进一步浪费了大量的储存成本以及检索成本。数字化办公能针对文档进行自动化管理,对企业资料达到一目了然的程度,并且能快速检索,减少了不必要的时间浪费。 自动化管理

3、审批流程规范管理

一个冗长的审批流程,是会造成员工的抗拒,甚至拉低工作效率的。即使是简单的申请办公用品,也不知道具体该联系谁。如果还需要跨部门配合,就需要员工亲自跑到部门去签字、盖章才能达到目的。企业实现了数字化办公,有申请需要的时候只要一张电子表单,相关的部门就可以即使线上审批,流程效率可以说是大大的提高了,相关的审批流程也得到了规范的管理。

二、企业如何快速搭建数字化办公

数字化办公的好处毋容置疑,那企业应该如何快速搭建呢?下面简单给大家介绍

1、硬件、软件设备的建设

数字化办公就是尽量减少人手工作,所以对于一些硬件和软件的设备,企业都需要提前准备好。工欲善其事,必先利其器。另外,可配备采购相关的数字化办公软件,根据企业自身的预算以及使用需求,来选择最合适的软件,搭建专属的数字化办公。

2、数字化推广

企业在实施数字化办公之前,应该先把相关的概念普及传输给员工,使员工了解企业搭建数字化办公的意义与必要性,减少员工的不解和抗拒心理,加快接受程度,减少实施的阻碍。 数字化办公 只要世界不停止前进,网络不停止发展,数字化会进一步渗透到人们的工作和生活当中,为人们带来了极大的便利,数字化办公的现实意义是值得肯定的。