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公司档案如何管理?有哪些好方法?

栏目:HR知识库 日期:2019-05-20 浏览量:10500

摘要:

完善公司档案管理体系,建立有效的档案管理,可以帮助公司使得档案管理有制度化、规范化、科学化,促进公司的可持续发展。如何有效做好公司档案管理,具体给大家分享3个好方法。

公司档案是公司在活动中所有档案的总和,是真实记录、反映公司的各项经营活动。但是,随着公司不断的经营发展,各项经营活动越来越多,如何管理,才能让公司全体员工轻松的找到呢?这就需要完善公司档案管理体系,建立有效的档案管理,使得档案管理有制度化、规范化、科学化,促进公司的可持续发展。接下来,一起看下有哪些好方法能帮助管理公司档案吧。

一、利用纸质分档管理

公司档案使用纸质存档,查找需要花费很多时间?那应该是档案管理者没有做好分类归置及关键词存档管理。所以,可以通过分类,如人事资料、活动策划、职工资料等进行管理,这样员工查找起来方便,也可以让管理做到有秩序。 1、放:严格按照类别进行归档、整理档案 2、借阅:如果公司各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,填写档案借阅单,方可借阅,每个员工都需要严格履行登记手续 3、借调阅读:如果公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准 4、归还:归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。如有损坏,或者遗失,需要做出一定的惩罚(具体惩罚结合各自的实际情况,制定具体实施细则) 纸质分档管理

二、利用电子版存储管理

1、公司使用纸质版存储管理,虽然也可以分类管理,但是存储占地方,同时,也不可能做到随时随地的查看、分享档案。特别是,移动互联网时代,移动办公已是发展趋势。所以,依靠电子版存储管理,分发和存储数字文档或者文件,可以减少花在这些操作任务上的时间和资源。 2、通过电子存档命名,公司员工就可以通过关键词进行搜索查找,不管随时、随地都可以及时的分享,协助其他员工的办公,提高工作效率。 3、公司档案存档,最好是储存在安全、自己构建的服务器上,尽量减少使用免费的在线文件转换器工具,确保公司档案资料的管理安全。 电子版存储管理

三、限制归档的时间

由于公司涉及的部门较多,有些小伙伴们做事情不麻利,喜欢拖拖拉拉。所以,要公司档案管理上必须得严格制定规矩,因为大多数公司档案都是属于机密文件。因此,可以按工作阶段性进行归档: 1、按年形成的文件,第二年上半年归档 2、具有法律效用的文件材料,一生效就归档 3、机密性的文件,随时形成,随时归档 4、工程项目,科研课题,鉴定,竣工验收后,三个月内归档。确保所有公司档案都能够及时归档,能够更好的统一管理   总之,档案管理都是为了更好的健全公司的档案工作。也只能不断加强对公司档案的科学管理,才能有效地保护和利用档案,维护公司的经济权益,促进公司的发展
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