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如何正确选择一款比较好的员工电子档案系统?

栏目:HR知识库 日期:2019-05-18 浏览量:1861

摘要:

面对市面上的档案系统产品琳琅满目,有的质量参差不齐,我们应该如何挑选员工电子档案系统,才可以让企业的运作变得更快捷和高效?下文提供了3个维度供我们评判。

如何挑选系统 在这个数字时代,无纸化办公已经越来越普及,而过往需要使用大量纸张的员工档案,也逐渐被电子档案系统所取代。相比纸质档案,电子文件可以将数量庞大的资料,轻松地储存在一起,无需占用大量的办公空间。功能足够强大的档案系统,还会配备智能检索等功能,能够实现精准的查找和定位。显然,一款好的员工电子档案系统,可以让企业的运作变得更快捷和高效。 然而,市面上的档案系统产品琳琅满目,有的质量参差不齐,我们应该如何进行挑选,才能够找到一款比较好的员工电子档案系统?

一、了解企业自身的需求

在开始挑选之前,我们应该先理清的是:我们需要什么。根据企业人员规模和组织架构的不同,我们对档案系统的功能诉求也会有所不同。举个例子,如果企业的人员流动性不大,档案库的主要用途主要是储存员工的资料,那么我们最大的诉求是档案库的搭建和资料的存放;如果企业的规模较大,人员流动相对频繁,经常需要调动档案资料,那么我们还应该关注档案系统是否具备智能的检索和查找功能。 挑选功能

二、挑选功能最为合适的

正如上面提到的,企业根据不同的情况,对档案系统会有不同的诉求,我们在挑选的时候,应该衡量的是系统的功能跟我们自身的需求是否契合,而不是一味追求强大的功能,再强大和多样的功能,倘若我们用不上,那也只是浪费企业的购置成本,这并非理智之举。 当然,除了在功能上的挑选以外,不管哪款档案系统产品,我们都应该考虑到以下的基本的因素:

1、安全性

显然,员工电子档案系统所储存的资料,既是员工的私密信息,同时也是企业的机密资料。挑选一款技术水平达标、拥有安全证书的档案系统,是对企业数据安全的最大保障。

2、易学性

在企业内部,不管推行哪款新的系统,都必然需要投入一定的时间和精力让员工去适应,一款容易上手的系统,可以降低员工的学习成本,不单可以让档案系统在企业内部更快地发挥功效,还能提高员工的满意度。

3、延展性

企业是不断发展和变化的,员工档案系统也需要不断适应企业发展的需求,挑选一款延展性强的系统,可以及时添加开设新功能,满足企业当下发展的需求。 亲身体验

三、亲身体验系统的操作

目前,市场上大多数的系统软件都会提供一定试用期限,我们在挑选的时候,应该捉住试用的机会,来亲身体验系统的功能和操作效果。与其光看商家的介绍,不如亲自体验更能辨别档案系统的好坏,最后再综合对比,挑选出一款适合自己企业的档案系统。 希望以上的方法,可以帮助大家挑选到一款比较好的员工电子档案系统。
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